Electronic Sgrìobhainn Management System (EDMS) gu bheil feartan sin agus molaidhean

Suas o chionn beagan bhliadhnaichean mu na h-eileagtronaigeach sgrìobhainn siostam rianachd Chaidh ainmeachadh mar san àm ri teachd. An-diugh, tha iad ga cleachdadh ann an prìobhaideach agus poblach iomairtean. Ach as cudromaiche buileach, gu bheil an iarrtas a tha a 'fàs ann an SED. Dè tha eileagtronaigeach sgrìobhainn siostam stiùireadh agus ciamar a tha e ag obair, a 'beachdachadh air an t-eisimpleir an-dràsta Russian siostam.

prerequisites

Gus a thuigsinn nas fheàrr mar a tha an eds prògram, feumaidh tu beachdachadh air na bun-bheachdan agus amasan. Tha prìomh nithean a tha a 'dearbhadh a' taghadh aon siostam no eile.

Ma tha a 'bhuidheann ag obrachadh ann foirmeil smachd, am feum ann an sgrìobhainn sam bith. Le teachd phròiseasan gnìomhachais a tha feum ann airson smachd uidheam le cuideachadh an òrdachadh sgrìobhainnean. Mura bheil thu an sàs ann an gnothaichean ann an dòigh amail, bidh iad a 'tòiseachadh a' togail agus a dhol air chall.

No, pàipear-giùlain, sònraichte am faidhl sgeama stòraidh air an fhrithealaiche. Ach tha e ag obair airson ùine fhada. Le barrachd leabhraichean a 'meudachadh iarrtas airson fiosrachadh a stòradh agus synchronization.

Tha ioma-cheist: co-dhiù a chleachdadh airson stòradh seann pàipear no SED. Dè tha cudromach a gheibhear tro siostam dealanach? Leasachadh air èifeachdas na buidhne.

a 'bhuaidh eaconamach

Obrachaidh èifeachdais a bhith air am meudachadh ann an dà dhòigh: lùghdachadh cosgaisean no a 'meudachadh na toraidhean. DMS sgrìobhainnean a choileanadh dà-amasan aig an aon àm. Is e sin, a 'toirt a-steach an t-siostam a' leigeil le buidheann a 'cur seachad nas lugha, ach' cosnadh barrachd.

Cosgais lùghdachadh a dhèanamh le bhith a 'lùghdachadh cosgaisean pàipear, os cionn àm, luathachadh a' dèanamh iomlaid air fiosrachadh, atharrachaidhean ann an corporra cultar.

Gus measadh a dhèanamh air èifeachdas a 'toirt an eds prògram, feumaidh tu obrachadh a-mach cosgais obair air an dealbhadh de sgrìobhainnean pàipeir. Tomhas companaidhean co-chomhairleachadh, leithid obraichean 20% a 'fuireach aig an àm. Tha an siostam a 'Russian biurocrasaidh, tha e fiù' s barrachd air a sin - 60% aig an àm. Tha an ro-ràdh an SED bhios a 'lùghdachadh nan cosgaisean seo co-dhiù 10 turas.

Oifis na riaghladh agus rianachd sgrìobhainn

Tha an dà thaobh a tha ceangailte. Pàipearan - ainm a tha a 'toirt iomradh air foirmeil seata de riaghailtean a bhith ag obair le sgrìobhainnean. Nithean eds siostam Faodar atharrachadh fo riaghailtean oifis, ach tha an fheadhainn a tha siostaman air bunait a tha air a stèidheachadh mar-thà obair rianachd.

Tha an sgrìobhainn a tha an t-aonad de stòradh fiosrachadh ann an SÀ. Sruth-obrach a tha air a ghineadh bho chaochladh thobraichean: siostaman eile, iarrtasan, post-dealain, ach first and foremost - bho sganadh pàipear. Uime sin, sganairean, innealan agus uidheam eile a tha na pàirt riatanach de na SED. Tha an siostam stòran na sgrìobhainnean air fad a tha air an eachdraidh aca, a 'toirt airson a' bhuidheann a 'gluasad, a' giùlan le dhaibh na pròiseasan gnothachais.

Ann an leithid de bhun-stèidh a tha a 'co-dhùnadh, an òrdugh agus òrdugh nan eds. Tro iad, agus leis a 'bhuidhinn-stiùiridh. Sgrìobhainn sam bith a sholarachadh leis an "Cobhair". Set achaidhean air an fhoirm a 'crochadh air an t-seòrsa sgrìobhainn. Tha an siostam fiosrachadh air a stòradh ann an stòr-dàta airson gach achadh na cairt.

Tha na gnìomhan is na gnìomhan a 'SED

sgrìobhainn stiùireadh prògram a dhealbh gus fuasgladh fhaighinn air na duilgheadasan seo:

• systematization obrach le sgrìobhainnean.
• cruthachadh sgrìobhainnean bho teamplaidean, clàradh stòraidh;
• fèin-obrachas cunntasachd;
• Seòrsachadh sgrìobhainnean.

Leig dhuinn sgrùdadh gu dlùth SED an gnìomh. sgrìobhainn-stiùiridh bathar-bog a chleachdadh gus:

• cairtean a chruthachadh.
• cruthachadh teacsa na sgrìobhainn;
• stòradh dàta ann pdf no cruth MS Word;
• Smachd-cleachdaidh còraichean-slighe;
• cruthachadh shlighean;
• smachd air trafaig sgrìobhainnean;
• chur notifications, cuimhneachain;
• Logadh, leabhraichean fiosrachaidh, classifiers;
• cruthachadh stiùireadh;
• Lorg agus soidhnigeadh sgrìobhainnean;
• cumhachd aithisgean.

Airson System-Wide a measg nam feartan:

• iomallach obair le sgrìobhainnean;
• Cleachd an stòr-dàta airson stòradh dàta;
• mar-aon obair le eds;
• tèarainteachd tro theisteanasan, Barcodes, agus pearsanta.

Buannachdan agus eas-bhuannachdan

Tha an gluasad gu eds Tha barrachd bhuannachdan na eas-bhuannachdan. Ach, ceart a chur air dòigh pròiseact urrainn sgrios gach uile na buannachdan fèin-ghluasad. EDMS buileachadh amasan a bu chòir a bhith so-ruigsinn. Buannachdan gabhail a-steach:

• meadhanaichte structar stòraidh fiosrachaidh;
• an aon dòigh-obrach a 'cruthachadh agus a' giullachd sgrìobhainnean;
• cleachdadh teamplaidean;
• lorg;
• sgrùdadh cothrom.

Tha ana-cothrom a tha an àrd ciad cosgaisean agus meticulous obair air trèanadh neach-cleachdaidh.

sgrìobhainn a 'làimhseachadh pròiseasan

Tha EDMS eileagtronaigeach sgrìobhainn dol tro grunn ìrean, ann an cùrsa a sgrìobhainnean a shònrachadh gu sònraichte lotaichean. Processing a dhèanamh an dà chuid air làimh agus gu fèin-obrachail. Anns an dàrna cùis seata:

• cumhaichean an eadar-ghluasad eadar ìrean;
• dealachadh an t-slighe;
• giullachd chuairtean;
• a 'ruith fo, Timers, a làimhseachadh dòighean-obrach;
• mhìneachadh cleachdaiche dreuchdan.

Seòrsaichean de leigheasan:

• Cruthaich sgrìobhainn.
• Deasachaidh.
• Renaming.
• Moving.
• Sàbhaladh.
• Chlàr-amais.
• A sguabadh às.

Eds air cosgaisean

Full sruth-obrach nach urrainn obrachadh às aonais cead fhrithealaiche, deiseil Animals agus trèanadh luchd-cleachdaidh uile. Gach aon de na h-eileamaidean a 'cur feum mhòr airgid a chosg. A thuilleadh air sin, cha bu chòir dhuinn dìochuimhneachadh mu amalachadh eds le siostaman eile, ag ùrachadh stòr-dàta is bathar-bog, taic teicnigeach agus co-chomhairleachadh eile seirbheisean gus taic a thoirt cosgaisean.

Buileachadh SED

Buileachadh a 'phròiseict a dh'fhaodadh grunn mhìosan. Tha am pròiseas a 'crochadh air an t-suim de pròiseasan agus aithriseachd ionmhasail, stèidheil is goireas comasan. Gnìomhachadh a dhèanamh air a leithid algairim:

• cruthachadh buidheann-obrach, a 'co-dhùnadh an ceann;
• definition of amasan agus cinn-uidhe;
• sgrùdadh a th 'ann sgrìobhainnean pròiseasan;
• leasachadh mhion-chomharrachadh teicnigeach;
• roghainn de eds;
• co-dhùnadh an aonta air a 'buileachadh na eds;
• leasachadh is aonta air riaghailtean obrach;
• sùil air a 'chiad Lìonadh-seòlaidh;
• tòiseachaidh deuchainn eds;
• trèanadh luchd-obrach;
• deuchainn buileachadh a 'eds;
• mion-sgrùdadh de na toraidhean na deuchainn obrachadh;
• mhearachd a cheartachadh;
• làn bhuileachadh de na SED.

toirt a-steach a 'mhearachd

Sònraichte a bu chòir aire a thoirt don fheadhainn pròiseasan a dh'fheumas an làthair pàipear sgrìobhainn. Tha a 'phrìomh mearachd -' S e dùblachadh pàipear sgrìobhainn dealanach. Seo ris an duilgheadas obair agus ag adhbharachadh beachdan àicheil gu fèin-ghluasad. Airson a 'buileachadh dùbailte obair nach eil aon a' pàigheadh. Feumaidh sinn togail air pròiseasan fèin-obrachail as aonais dùblachadh. Tha an dara mearachd - an unpreparedness de luchd-obrach. As tric, phròiseasan ùra a tha air fhaicinn le nàimhdeas. Uime sin, feumaidh sinn a 'mìneachadh do luchd-obrach carson a tha sed thoirt a-steach, agus mar sin tha iad a dh'aona-ghnothaich a chaidh an trèanadh phròiseas.

sgrìobhainn stòraidh teicneòlas

Tha eds eileagtronaigeach sgrìobhainn gabhail a-steach buadhan, stèidhichte air a tha a 'lorg, a' seòrsachadh is a 'bhuidhneachaidh aithisgean togail. Uaireannan sgrìobhainn air a chruthachadh bho teamplaid, uaireannan - le bhith a 'gluasad an dàta bhon stòr-dàta. Buadhan a tha air a stòradh ann bùird. Tha am faidhle fhèin a chur ann an stòraidh pasgan, fiosrachadh bhon e - ann an stòr-dàta eòlaire. Cothrom air an dàta fhaighinn a-mhàin luchd-cleachdaidh EDMS siostam.

Dè tha ann an sruth sganaidh?

-Ruith a 'giollachd sgrìobhainnean, air a leantainn le greis gnìomhachais na sampaill ann am faidhle a thaghadh a' cleachdadh scanairean. Rè an sganaidh phròiseas dòcha gu fèin-obrachail a chruthachadh an còd-loidhne air an sgrìobhainn agus air a clàradh ann an stòr-dàta agus an uair sin a 'cur fòcas air an t-slighe a thoirt seachad.

OCR

Eileagtronaigeach sgrìobhainn seo siostam rianachd DMS converts eileagtronaigeach ìomhaigh an sgrìobhainn ann an cruth jpeg dealbhan no cruth teacsa. Tha ea 'cleachdadh bathar-bog sònraichte mar aonaranach iarrtas no aonaichte ESCOM.BPM ann SED. Dè tha ESCOM.BPM? Tha an aithne seo prògram sgrìobhainnean, clò-sgrìobhte le diofar miasan-baistidh. Bu chòir a thoirt fa-near, ge-tà, gu bheil neo-eisimeileach tha barrachd iarrtasan feartan agus fiù 's ag aithneachadh handwritten teacsa.

Barcoding

Teicneòlas seo a 'toirt seata de na modhan airson stèidheachadh agus iarrtas grafaigeach bar còd air an sgrìobhainn. Sònraichte an còd-loidhne ga chruthachadh tron t-siostam an fhrithealaiche. Tha e a 'toirt seachad airson a' comharrachadh an sgrìobhainn, gu luath rannsachadh air bun-stèidh a 'sgaoileadh agus a' stòradh làraich. Nuair a clàradh ann an sgrìobhainn a chlò-bhualadh air a 'bhileag an còd-loidhne a rèir a' ÀIREAMH AITHNE dealanach chairtean. Tha e air an glaodhadh ri pàipear dreach na sgrìobhainn.

eds

Digital ainm-sgrìobhte a 'leigeil a dhearbhas an ceart an sgrìobhainn immutability agus dàta. Soidhnidh a dhèanamh a 'cleachdadh bathar-bog agus cryptographic iuchraichean - teisteanas. Tha an dàrna S e faidhle ann an cruth sònraichte a tha air an ath-ghineamhuinn ann am meadhan a 'chùis a' cheadachais. Gus dèanamh cinnteach gu sàbhailteachd na bu chòir fiosrachadh a bhith air a stòradh teisteanas air SMART a 'chairt no key mi-Comharra. Tha iad air an dìon le PIN-code. Ma tha an PIN a-steach ioma-amannan ceàrr, agus an uair sin tha an teisteanas a bhacadh gu fèin-obrachail.

Làn-teacs agus buadha rannsachadh

Buadha Tha rannsachadh a 'cluich a' cleachdadh cruth sònraichte grunn luachan na cairtean achadh. Mar eisimpleir, "Counterparty" slat-tomhais a 'toirt rannsachadh dàta anns an achadh "trusaidh" no "neach". Tha an siostam a 'dèanamh coimeas eadar na slatan-tomhais a-steach bho an dàta ann an cairtean agus Stores thoradh anns na cairtean, a tha air a bhith co-thuiteamas. Tha an rannsachadh a tha a 'cluich a' gabhail a-steach an dearbh no pàirt matches.

Làn-theacsa rannsachadh a dhèanamh a rèir an dàta ann an sgrìobhainn, nam measg facal foirmean tro stòr-dàta a chaidh a thogail ann an innealan-, leithid MS SQL Server, 'ghuth-àit. Airson an làn rannsachadh faidhlichean bu chòir a stigh an stòr-dàta ann an sgrìobhainn Inneal a 'Chlàir (doc), bùird (xls), taisbeanaidhean, aithris.